Rétroplanning : comment préparer son évènement Mai à vélo dès maintenant ?

Comment ? Le rétroplanning

A titre indicatif, vous trouverez ci-dessous un rétroplanning de l’organisation d’un évènement – que vous soyez une collectivité, une association, une entreprise, un établissement scolaire, ou toute autre structure.  

Mai à vélo M-6 (novembre)

• Former un comité de réflexion, de pilotage.
• Choisir le lieu, la date, le format de l’évènement ou des évènements.
  • Pour inspiration, ne pas hésiter à piocher dans la liste d’initiatives en fin d’article, de (re)visionner les vidéos des différentes tournées des évènements (2023, 2024, 2025), de participer aux webinaires Mai à vélo, et de s’emparer du guide pratique 2026 (lien bientôt disponible).
• Etablir un premier budget prévisionnel et les grandes lignes de l’organisation.
• Effectuer une première approche auprès de la mairie pour un feu vert de principe, si l’évènement est prévu dans un lieu public, et réserver les espaces de communication de la ville (mobilier urbain).

M-5 (décembre)

• Préparer un planning et un budget précis pour constituer le dossier de la demande d’autorisation (si besoin).
• Contacter la préfecture et la commission de sécurité pour connaitre vos obligations en matière de sécurité et vos besoins en demande officielle (une déclaration auprès de la préfecture sera obligatoire si vous comptez accueillir plus de 100 personnes sur un espace public).
• Confirmer auprès de la mairie vos besoins logistiques : soutien matériel (tables, chaises, sono, éclairage, locaux, communication…), appui humain (agents de la collectivités). 
• Mobiliser des partenaires institutionnels locaux.
  • Les collectivités territoriales et les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) – mairies, communautés de communes, départements, régions… – sont les premières concernées par l’intérêt à soutenir les évènements qui font vivre le territoire. En s’associant à un évènement Mai à vélo, les élus locaux participent à porter une image positive et festive du vélo, et fédèrent les acteurs locaux qui créent à leur tour du lien social et de l’engagement citoyen.
  • Si une subvention n’est pas possible, il existe d’autres moyens de soutenir l’initiative : financement d’un ravitaillement ou d’un verre de l’amitié, facilitation des démarches administratives, mise à disposition d’un espace public (ou privé), communication publique via le mobilier urbain, impression de supports de communication (affiches, flyers, etc.), mise à disposition de lots, etc.
• Mobiliser des partenaires privés locaux : ce sont des acteurs locaux qui peuvent soutenir votre évènement pour marquer leur engagement auprès de la société, en faveur de la mobilité active, de la planète, etc.
  • Le collectif Mai à vélo a quelques partenaires nationaux présents partout en France, n’hésitez pas à tenter le rapprochement auprès des agences locales et régionales…
• Si vous organisez un village d’animations : préparer un « guide exposant » pour recruter vos exposants.
• Si vous êtes un établissement scolaire, un webinaire vous est dédié le 10 décembre (inscriptions). Il vous faudra néanmoins anticiper : 
  • Demander l’accord du chef d’établissement et de son conseil d’administration pour la tenue de l’évènement (s’il a lieu au sein de l’établissement).
  • Demander l’accord de la collectivité propriétaire (mairie pour une école, département pour un collège, région pour un lycée) pour l’organisation d’activités à caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif dans les locaux scolaires, ainsi que la responsabilité de cette utilisation. 
  • Etablir une convention entre la mairie (ou la collectivité propriétaire), l’établissement et la personne physique ou morale qui organise la manifestation (une association de parents d’élèves par exemple).

M-4 / M-3 (janvier/février)

• Inscrire son ou ses évènements sur OpenAgenda, dans l’agenda Mai à vélo. Si vous avez besoin d’aide à cette étape, un tutoriel vidéo est disponible en ligne, et un webinaire dédié à OpenAgenda sera organisé courant février.
  • Au moment de l’inscription, ne pas oublier de demander le kit matériel (banderole, cartes postales à colorier pour les enfants – dans la limite des stocks disponibles), si besoin.
  • Vous avez la possibilité d’enregistrer votre initiative comme un « évènement privé », si vous le réservez aux membres de votre structures (pour les entreprises par exemple).
• Préparer la communication : à l’aide du kit de communication Mai à vélo 2026 (lien bientôt disponible), concevoir, réaliser, imprimer les tracts, affiches, visuels pour les réseaux sociaux, cartons d’invitation, communiqués de presse à destination des quotidiens locaux…
• Inscrire sa communauté au challenge d’activité Mai à vélo x Geovelo. Les catégories possibles sont : employeur, collectivité, établissement scolaire, associations & autres). Plus d’infos ici et des webinaires dédiés seront organisés courant février.
• Si l’évènement se passe en milieu scolaire ou dans des locaux scolaires, s’assurer que toutes les autorisations ont été demandées aux différentes parties prenantes. 

M-2 (mars)

• Faire une déclaration à la mairie de la commune du lieu de la manifestation.
• Informer votre assureur du lieu et de la date de l’évènement; et /ou
• Vérifier avec votre assureur que la manifestation est couverte (contrat de Responsabilité civile pro) ; sinon, négocier un avenant spécifique au contrat d’assurance.
• Si votre évènement comprend une balade sur un parcours : définir un parcours sécurisé, préparer les dossiers de manifestation, prévenir l’assurance, prévoir le balisage, et s’assurer d’avoir un nombre de bénévoles suffisant pour l’encadrement. 
• Mettre au point l’organisation opérationnelle : distribuer les tâches entre les différentes personnes du comité de pilotage et les bénévoles (équipes et responsables qui animeront les différentes activités et stands, personnes chargées de l’accueil du public et des invités, personnes responsables des relations avec les intervenants extérieurs, etc.). 
• Communiquer en amont sur votre évènement : publier les informations sur votre site Internet, en intranet (entreprises),  et/ou sur les réseaux sociaux.
• Participer aux derniers webinaires Mai à vélo, notamment le webinaire post-municipales dédié aux collectivités (lien d’inscription bientôt disponible).

M-1 (avril)

• Eventuellement, déclarer la manifestation à la SACEM (musique), à la SACD (pièce de théâtre), au CNC (séance de projection plein air), etc.
• Repérer la playlist et les contenus audio Mai à vélo sur Spotify (lien bientôt disponible)
• Déclarer l’évènement au commissariat de police. 
• Mobiliser le public, communiquer largement (flyers, réseaux sociaux, site Internet, etc.)
• Mobiliser la presse locale en transmettant le dossier de presse ou le communiqué de presse aux journalistes des quotidiens locaux.
• Envoyer des invitations à tous les membres de l’association et aux personnalités ayant contribuées à l’organisation de l’évènement (autorisation, soutien financier ou moral, etc.) et tout autres personnalités locales (mais pas que) susceptibles d’apporter de la notoriété à l’évènement. 

J-15

• Continuer à communiquer : coller des affiches, distribuer des flyers, faire de nouvelles publications sur les réseaux sociaux… 
• Anticiper l’intendance pour le jour-J : achat du petit matériel, liste des courses à prévoir, organisation et répartition des taches entre les différents bénévoles ayant confirmé leur présence

J-2 / J-1 / Juste avant 

• Acheter toutes les boissons et la nourriture, si buvette et restauration sur place. 
• Installer, tester le matériel.
• Si l’évènement prévoit une prise d’images / vidéos, prévoir des autorisations de droit à l’image.

Pendant l’évènement

• Communiquer sur les réseaux sociaux en temps réel (« stories ») – cela peut-être le rôle d’un bénévole !
• Comptabiliser le nombre de personnes ayant participé à l’évènement si possible.
• Diffuser les spots audio Mai à vélo et utiliser la playlist Mai à vélo 😉
• Faire signer les autorisations de droit à l’image si des personnes grand public sont prises en phot ou en vidéo. 
• Profiter !

J+1 / après l’évènement

• Prévoir les équipes pour ranger, nettoyer, rendre le matériel prêté / loué.
• Faire un débriefing et féliciter : analyser les incidents, noter ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être améliorer pour les prochaines fois
• Communiquer sur les réseaux sociaux / site internet sur le succès de l’évènement.
• Si besoin, régler les droits d’auteurs (SACEM, etc.) sous 15 jours. 
• Conserver les comptes et les justificatifs pendant 6 ans.
• Répondre au questionnaire Mai à vélo pour nous dire comment ça s’est passé !

Quelques idées d‘initiatives 

Les possibilités sont multiples, laissez libre cours à votre imagination ! Vous trouverez dans le prochain guide pratique des exemples d’initiatives. 
N’hésitez pas à vous unir avec et entre associations locales afin de vous coordonner et de proposer une immersion complète incluant plusieurs animations. 

• Vélo rando / balade / parade / vélorution / rue aux enfants : à décliner en visite thématique, guidée, déguisée, en musique, en convergence, défilé, inauguration de pistes cyclables…
• Atelier de marquage : pour faire identifier les vélos et faire connaitre l’identification au plus grand nombre.
• Opération « vide le local à vélo » : pour les locaux communs d’immeubles, entreprises, etc. afin de laisser de la place à tous les cyclistes qui souhaitent trouver de la place pour se garer au quotidien.
• Bourse aux vélos : dépôt vente de vélos de seconde main pour s’équiper pour le mois de mai.
• Parcours de maitrise du vélo / remise en selle : pour petits et grands, pour apprendre ou reprendre confiance au guidon de son vélo sur la route (cf. le programme « Savoir rouler à vélo » pour les écoliers et collégiens).
• Atelier mécanique / d’auto-réparation / démontage d’une épave / défi « patch ta chambre à air » : pour apprendre à prodiguer soi-même les premiers soins à sa monture, sensibiliser les enfants ou les novices, ou à offrir à ses salariés par exemple.
• Animations pédagogiques (stand) : sensibiliser à la sécurité routière, à la visibilité, au Code de la route et de la rue, à la santé, à la mobilité active… Peut se faire sous forme de quiz, de fresque, ou autre atelier. 
• « Clapping » : se positionner à un endroit régulièrement fréquenté par les cyclistes pour les encourager, les remercier de pédaler et initier la discussion avec les pratiquants.
• Exposition artistique ou culturelle : portraits photos (habitants, employés, bénévoles…), sculptures à partir de pièces de réemploi, etc.
• Projection de films / ciné-débat / conférence : à partir d’un support audio-visuel, se questionner et favoriser l’échange autour d’une thématique cyclable donnée. 
• Fête du vélo / Festival /Fête des voies vertes : multi-activités, animer la ville avec des animations festives (manèges à vélo, loto, buvette, vélo smoothie, tombola, ateliers artistiques…).
• Spectacle de rue / show / démonstration / concert de musique : de nombreuses structures proposent de super prestations de qualité.
• Vélobus / co-vélotaf : organisation de trajet en commun vers l’école ou l’entreprise. 
• Test de vélos : découvrir de nouvelles pratiques (VAE, tandem, vélo adapté, tricycle, hand-bike, couché, cargo…).
• Rallye vélo / jeu de piste : familial ou sportif. 
• Défi mobilité / challenge d’activité Mai à vélo x Geovelo : à associer avec une animation durant le mois de mai pour booster la participation et fédérer les membres de la communauté (petit déjeuner entre vélotaffeurs, atelier de réparation, cérémonie d’ouverture et de clôture…).

Vous l’aurez compris, que vous soyez déjà actif ou en passe de le devenir, nous comptons sur vous !